Location courte durée de véhicule utilitaire, l’option flexibilité

Chantier temporaire ou véhicule utilitaire à remplacer rapidement, la location courte durée de véhicule utilitaire est la solution flexible par excellence. Cette diversité de situations demande toutefois à l’entreprise de bien gérer son contrat avec son loueur.

La location de véhicules utilitaires courte durée (LCD) séduit de plus en plus les entreprises. En 2013, 31 % des locations de courte durée concernaient les entreprises contre 24% en 2013.
Très sensibilisés au coût de revient de leurs flottes d’entreprise, les professionnels limitent les achats de véhicules utilitaires et choisissent de louer à chaque besoin ponctuel. « La durée moyenne des locations en LCD est aujourd’hui de 2,3 jours », explique le porte parole d’un grand loueur. « Cette moyenne est en augmentation constante, compte tenu de la situation économique. Les entreprises sont en effet plus réticentes à s’engager dans la durée ».

Assurer les derniers kilomètres

«Dans les entreprises, le premier motif de location courte durée de véhicule utilitaire concerne les besoins de mobilité complémentaires aux trains ou à l’avion », poursuit le porte parole. C’est l’activité principale et historique des loueurs tels que Hertz, Avis ou Sixt. Ces acteurs sont à privilégier par les entreprises pour leur réseau d’agences international et l’étendue de leurs prestations.
Les spécialistes de la location longue durée de véhicule utilitaire proposent des formules plus courtes. Mais cette offre ne s’adresse pas à la même population et ne s’appuie pas sur un réseau d’agences, à l’image de ce que proposent Europcar ou Avis, par exemple.

Un contrat-cadre pour mieux gérer ses locations

Pour le gestionnaire de flotte, la négociation des contrats de location chez ces loueurs devra s’appuyer sur différents paramètres à prendre en compte.
Plus les informations sur le type de mobilité, les catégories de véhicules utilitaires, les niveaux de services souhaités, les points de départ et d’arrivée (aéroport, gare, hôtel) seront précises, plus le loueur sera en mesure d’adapter son offre. « Depuis quelques années, ces informations sont devenues plus précises et complètes. Les acheteurs ont bien compris qu’ils avaient à y gagner en étant loquaces sur la nature de leurs déplacements », souligne la directrice commerciale d’un loueur Enterprise.
Ces données peuvent se baser sur les locations de l’année écoulée et être transmises par le loueur lui-même.
Les tarifs et les conditions de location seront gérés par des contrats cadres qui seront appliqués dans toutes les agences du loueur. En général, ces contrats peuvent être signés à partir de 50 000 euros de budget annuel.

Il convient, dans un premier temps, de négocier les tarifs publics professionnels. Ils sont calculés en fonction de la catégorie du véhicule utilitaire et de la durée de la location, puis exprimés par un prix au kilomètre.

Attention aux conditions de restitution

Ces contrats définiront les conditions d’emprunt, de reprise du véhicule utilitaire et la flexibilité dans les locations. Ce dernier point est d’ailleurs crucial chez des salariés en mobilité qui peuvent se retrouver très démunis en cas de retard d’avion ou de correspondance manquée.
Le tarif n’est donc pas le seul critère à prendre en considération. Il est, par exemple, important de négocier la vérification systématique de l’état du véhicule utilitaire avant la prise en charge et lors de la restitution. Propreté, plein de carburant, non-dépassement du kilométrage seront donc abordés avec précision. N’oubliez pas de vérifier l’état des housses de l’utilitaire, le plancher de l’utilitaire et ses tapis. L’entreprise a d’ailleurs tout intérêt à négocier une marge confortable sur ce kilométrage.
Une entreprise peut aussi négocier le prix de la livraison ou de la reprise d’un véhicule sur site, l’assistance (dépannage, mise à disposition d’un véhicule utilitaire de remplacement, etc.). Mais aussi le montant de la franchise en cas d’accident, etc. Il est d’autant plus important de négocier ces options que ces dernières peuvent se révéler très onéreuses en pratique.
Dans le cadre de ces contrats annuels, les loueurs proposent aussi un reporting complet des consommations, très utile pour surveiller la facturation et assurer la gestion administrative.

Multiplier les prestataires

Comme pour d’autres formules de financement de flotte, multiplier ses prestataires peut avoir un intérêt et constituer un gage de tranquillité.
« Il est très important de travailler avec au moins deux prestataires », confirme un spécialiste : un loueur qui sera en phase avec la politique de prix définie dans le cahier des charges, et un autre avec une amplitude horaire et un niveau de services supérieurs.
«Nous avons choisi deux loueurs car c’est pour nous un gage de sécurité. Quelle que soit la région, nous sommes sûrs d’avoir au moins un véhicule à disposition», explique un responsable de parc. «Chaque loueur doit être capable de mettre à disposition un véhicule, en temps et en heure, dans la bonne catégorie et en parfait état. Puis de nous adresser la facture correspondant à l’utilisation réelle du véhicule, avertit le responsable. Avec l’expérience, nous nous sommes aperçus que ce n’était pas toujours le cas avec certains prestataires.»

Assurer le remplacement d’un véhicule utilitaire de location longue durée

La LCD est aussi utilisée pour assurer l’intérim de véhicules loués en longue durée. C’est notamment le cas lors d’un retard d’une commande d’un véhicule utilitaire commandé, via un contrat de LLD. Il faut alors trouver rapidement un véhicule de remplacement.
Dans ce cas, les loueurs peuvent proposer une livraison du véhicule et une reprise, sur le site de l’entreprise.
La location longue durée constitue également une solution pratique pour essayer de nouveaux véhicules, dans une optique d’achat ou de LLD. Toutefois, si la commande envisagée est conséquente, le constructeur automobile assurera lui-même ce prêt de véhicule.